Het antwoord: het verkeerde proces wordt geoptimaliseerd.
Wanneer je processen wilt verbeteren, lijkt het soms alsof er ergens een bottleneck zit, maar in feite wordt dat proces alleen maar verstoord. Het toevoegen van meer capaciteit zal alleen maar contraproductief zijn en de winst verlagen.
Het optimaliseren van een instabiel proces leidt er vaak toe dat het proces instabieler wordt. Om een proces stabiel te maken, moet je speciale oorzaken van variaties identificeren en deze eerst opzij zetten.
Voorbeelden van verstoringen:
- Te late leveringen van leveranciers of onderaannemers
- Algemene kwaliteitsproblemen
- Ongeplande procesonderbrekingen
- Werknemers die te vaak afwezig zijn
Dit noemen we eerstelaagsproblemen: het absolute laaghangende fruit.
Maar er ook is een diepere, psychologische laag van de organisatie. Deze specifieke oorzaken zijn niet gemakkelijk te identificeren, en ze zijn meestal de oorzaak van de meeste organisatorische instabiliteit. Maar maken wel de grootste impact qua verstoringen.
Voorbeelden van organisatie verstoringen:
- Eerst gemakkelijk werk doen, ten koste van het moeilijkere werk.
- Spoedorders in het systeem proppen zonder rekening te houden met de rest van de bestellingen in het systeem.
- Het werken in batches plaatsen om "efficiënt" te zijn,
- Het vooruit trekken van opdrachten en het clusteren om setups te "besparen",
- De ordergrootte naar "just-in-case" verhogen,
- Telkens nieuwe dagelijkse productielijsten en dwingen van medewerkers om te switchen en aan de laatste "spoedklus" te werken.
- Erger nog: de directeur die de medewerkers in de hal aanstuurt en de planning overstemt.
- Van de ene taak naar de andere springen voordat de eerste taak is voltooid: slechte multitasking.
Deze verstoringen zijn vaak de grootste blokkades om een zelforganiserende fabriek te krijgen waarin jij als eigenaar of manager een relaxte business hebt, met overzicht, rust en vooral stabiele winstgroei.
Als je stabiliteit wilt bereiken en de bottleneck van het systeem goed wilt identificeren, dan moet je eerste stap zijn:
Elimineer de speciale oorzaken in de eerste lijst die de uitvoer van het systeem beïnvloeden. STOP met het doen van de dingen in de tweede lijst.
Makkelijk, toch? Niet zo makkelijk. Als het gemakkelijk was, had je dat al gedaan en de bottlenecks geïdentificeerd. Maar geen zorgen, ik zal nog verdere uitleg geven over de mogelijke manieen hoe je hier het beste mee om kan gaan.
Maar vertel eerst: Welke komen het meeste voor in jouw bedrijf? Klik op "BEANTWOORDEN" en laat het me weten!
- Luke
P.S. Vanaf begin september heb ik weer capaciteit in mijn parttime CTO programma. Dit is vaak het grootste deel van het jaar volgeboekt. Het helpt metaalverwerkende bedrijven het overzicht te behouden over hun digitalisering zonder dat ze een fulltime IT-projectmanager hoeven in te huren. Bij interesse stuur gerust een vrijblijvende reply naar deze mail.